Rapat Teleconference

 A. Hakikat Rapat

Mungkin di telinga kita kata "rapat' tidak asing. Bahkan sering dilakukan di lingkungan masyarakat, baik rapat RT atau rapat pemuda. Rapat merupakan musyawarah yang dilakukan sekelompok orang karena ada sesuatu yang harus dibicarakan secara bersama-sama agar mendapatkan kesepakatan atau hasil yang diharapkan. Dalam dunia kerja, rapat juga sering dilakukan. Biasanya rapat dalam dunia kerja akan membahas tentang program kerja dan hasil kinerja karyawan serta strategi menghadapi tantangan masa depan perusahaan.

1. Pengertian Rapat

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Dengan kata lain, rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.

Rapat di suatu perusahaan bertujuan untuk meningkatkan profit dan kinerja perusahaan, yang pada akhirnya juga berdampak kepada tingkat kinerja karyawan. Namun pada intinya, rapat dilakukan untuk dapat menemukan suatu solusi memecahkan masalah yang dihadapi perusahaan dalam meningkatkan profit perusahaan.

2. Jenis-Jenis Rapat dan Syarat-Syaratnya

Pernahkah kalian memperhatikan perbedaan antara rapat di lingkungan dengan rapat diperusahaan? Keduanya memang merupakan rapat, tetapi kedua rapat itu berbeda jenis. Berikut ini merupakan jenis-jenis rapat.

a. Rapat Menurut Tujuannya

Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu sebagai berikut.

1) Rapat Penjelasan

Rapat penjelasan adalah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja dana tata cara kerja baru, untuk mendapatkan keseragaman kerja.

2) Rapat Pemecahan Masalah

Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain (saling mengait).

3) Rapat Perundingan

Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalantengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak.

Gambar 6.1 Rapat perundingan internasional

b. Rapat Menurut Sifatnya

Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi empat jenis, antara lain sebagai berikut.

1) Rapat Formal

Rapat formal adalah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.

Gambar 6.2 Contoh rapat informal yang dilakukan di luar kegiatan formal.

2) Rapat Informal

Rapat informal adalah rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal. Dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja dengan siapa saja.

3) Rapat Terbuka

Rapat ini sifatnya terbuka, artinya semua karyawan perusahaan boleh menghadiri rapat. Materi yang dibicarakan dalam rapat pun tidak bersifat rahasia.

4) Rapat Tertutup

berbeda dengan rapat terbuka, rapat tertutup ini sifatnya rahasia. Hanya karyawan atau pihak-pihak tertentu saja yang boleh menghadiri rapat tertutup. Materi yang dibahas dapat bersifat nama baik perusahaan atau rapat umum pemegang saham.

c. Rapat Menurut Jangka Waktunya

Rapat menurut jangka waktunya dapat dibagi menjadi tiga jenis, antara lain sebagai berikut.

1) Rapat Mingguan

Rapat mingguan yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas maslah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer. Misalnya, rapat manajer pemasaran untuk mengetahui aktivitas agen-agen pemasarannya secara langsung, rapat strategi pemasaran, dan sebagainya.

2) Rapat Bulanan

Rapat bulanan yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi pada bulan lalu. Misalnya, rapat membahas rugi bulan yang lalu, rapat membahas pertumbuhan penjualan mingguan, dan sebagainya.

3) Rapat Tahunan

Rapat tahunan yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya, rapat dewan komisaris suatu perusahaan, rapat anggota tahunan (RAT) pada lembaga koperasi, dan sebagainya.

d. Rapat Menurut Frekuensinya

Menurut frekuensinya, rapat dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu sebagai berikut.

1) Rapat Rutin

Rapat rutin yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan. Misalnya, koperasi mengupayakan rapat anggota tahunan (RAT) sebagai syarat dari koperasi yang sehat dan taat pada AD/ART yang telah ditetapkan. Atau dapat juga rapat atau divisi meeting oleh suatu bagian pemasaran yang dilakukan setiap hari Senin, jam 9.00 pagi.

2) Rapat Insidental

Rapat insidental yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang dihadapi. Biasanya permasalahan yang dibicarakan dalam rapat ini merupakan masalah yang sangat urgen dan perlu dipecahkan bersama. Misalnya, terjadinya komplain dari masyarakat atas suatu barang produksi sehingga manajer pemasaran, manajer produksi maupun divisi humas dan legal perusahaan segera melakukan rapat untuk memutuskan kebijakan-kebijakan yang harus dilakukan. 

Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain sebagai berikut.

a. Persiapan Rapat

Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar, persiapan rapat yang harus dilakukan antara lain sebagai berikut.

1) Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.

2) Penetapan waktu, tanggal, hari, tahun.

3) Penyediaan tempat.

4) Menyiapkan akomodasi.

5) Pemesanan konsumsi.

6) Pengadaan media/peralatan.

b. Pelaksanaan Rapat

Rapat akan berjalan dengan baik apabila hal-hal berikut ini terpenuhi.

1) Suasana rapat berlangsung terbuka.

2) Para peserta rapat berpartisipasi aktif.

3) Adanya kendali dari ketua rapat

4) Hindarkan debat kusir.

5) Bahasa harus komunikatif.

6) Hindarkan monopoli ketika berbicara.

7) Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.

8) Adanya notulen sebagai pengingat bagi seluruh karyawan atau anggota.

9) Acara rapat harus tersusun rapi dan detail.

10) Media rapat harus dipersiapkan matang.

11) Waktu tidak terlalu lama.

Bagikan Artikel ini